Чек-лист. Как открыть свое кафе / бар / ресторан / кофейню

Итак, у вас есть идея, и вы наверняка считаете ее гениальной. Рисунки на кофе, еда с любовью, или португальская слойка в нашей интерпретации. Ну-ну. Если бы все было так просто, то 80% заведений в стране были бы супер-успешными, а не наоборот.

К чему это я? Без нашего чек-листа, а еще лучше обучающего курса + методическое пособие, лучше ни шагу. Распечатывайте текст, который будет ниже и действуйте строго по нему. При выполнении 100% пунктов из этого документа, 80% результата финансовой гипотезы вам гарантированы, вангую.

I. Концепция

Цель – напишите в первую очередь цель вашего бизнеса. Чтобы вам было проще ответьте на вопросы: Ради какого дохода, сколько вы готовы потратить своих сбережений, или взять ответственность за сколько? Денег инвестора? И зачем оно вам надо?
- Материальная. Деньги должны приносить или удовольствие или деньги. Если у вас их много, вы можете открыть себе игрушку и получать удовольствие, финансируя ее; если ваш бюджет не резиновый, то вы должны понимать сколько нужно вкладывать, и сколько можно зарабатывать. Например: Хочу инвестировать 120 000 $ минимум на 2 года и 11 месяцев (самый распространенный срок договора аренды), вернуть инвестиции в целости и сохранности и зарабатывать в три раза больше, чем на депозите в банке (банки бывают разные и ставки тоже, проведите анализ). То есть ориентировочно 2500$ в месяц,
- Не материальная – ее можно назвать еще – миссией. Как раз то, что вы путаете с концепцией. Например: Шесть лет жил в Азии и два года в Израиле, с детства готовлю не реальный вок и хумус, ну и кальяны обожаю. Поэтому будем развивать кальянную культуру в стране, и сделаем так, чтобы каждый житель этого региона, хоть в раз в жизни попробовать настоящий идеальный хумус. Важно! Если вы открываете заведение общественного питания, то ваша не материальная цель должна быть напрямую связана с продуктом, а не с кошечками и интерьером.
Продукт – концепция вашего меню. Что у вас можно будет купить вашему гостю? О чем ваша кухня или бар? Блюда и напитки каких народов, стран, регионов, континентов, миров будет присутствовать в вашем меню. Напишите все категории меню вашего будущего заведения, и в каждой категории назначьте супер-героя.
Название и позиционирование (дескриптор вашего проекта) – когда есть понимание концепции меню, можно двигаться к работе над названием. Название бывает двух видов:
- Полностью передает концепцию меню. То есть проект назван основным продуктом. Например: Хумус-Бар, Бар-Бурито, Кофе-Хауз и т.д.
- Просто красивое певучее слово. Не бойтесь иностранных и не понятных слов. Люди не могут на своем родном языке правильно читать, не говоря уж об иностранных. Поэтому даже самое простое слово будут коверкать. Слово или словосочетание должно быть пе-ву-чим. Оно должно легко пропеться. Например: Баар-буу-риии-тоо! И захотелось подтопывать ножкой. Ищите красивые слова в книгах, кино, на улицах, в путешествиях, словарях.
- Позиционирование должны быть супер понятным. Если вы кофейня то так и пишите «КОФЕЙНЯ», а не какая-нибудь «КОМНАТА ЛЮБИТЕЛЕЙ ПОКРЕПЧЕ». Позиционирование пишем на внешних носителях заметно! Особенно, если ваше название просто певучее слово. Люди, которые могут стать вашими потенциальными гостями, проходя мимо вас, увидев вывеску например, «КАНАРЕЙКА», сами вряд ли догадаются, что это кофейня, а не зоомагазин.
Люди и ценности – вы, ваши гости и ваша команда – зеркальное отражение друг друга. Не визуальное, а по вашим внутренним ценностям. Достаньте из себя список ваших жизненных ценностей и приступите к описанию групп ваших людей:
- Гости. Разделите ваших потенциальных гостей на группы. Например: девочки-инстаграмщицы; мамочки с детьми в колясках (или постарше, вам виднее); туристы; домохозяйки-собачницы и т.д. А теперь найдите в социальных сетях ярко выраженного представителя каждой группы, и задайте 5 W (метод Шерингтона) вопросов каждому из них. А вот метод Bureau Business Ideas — 5 W + How much. Сколько каждый из них готов заплатить в среднем за каждую категорию вашего
- Команда. Чтобы легко было найти команду ваших единомышленников, нужно детально представить каждого из них и подготовить портрет идеального кандидата.
Брендинг и Дизайн. При подготовке концепции, вам необходимо подготовить референсы брендинга и дизайна интерьера. Эти два пункта должны всегда идти параллельно, чтобы визуальная подача вашего проекта была гармоничной. Соберите коллаж из картинок, которые по вашему мнению передают атмосферу и настроение вашего проекта.
Локейшн. Локейшн. Локейшн. Ходят слухи, что практически нереально найти хорошее место. Но при этом, многие успешные проекты открываются в самых топовых местах. Как же они их находят? Чтобы что-то найти, нужно как минимум знать что вы ищите, и чем детальнее вы знаете этот обьект, тем больше у вас шансов. Напишите свои требования к месту и помещению. Район, улицу, пятачок, создайте карту потенциальных мест. Опишите ваше желаемое помещение: высоту потолков, фасад, мощность, соседей, наличие летней площадки, запасного выхода и пр.

Теперь соберите весь ваш концепт в презентацию и приступайте к просчету бизнес-плана.

II. Бизнес – план. Часть 1

Если вы однажды решили приготовить необычное блюдо, которое раньше никогда не готовили, то что вы сделаете? Составите список продуктов. Загуглите рецепты. Выберете тот, что вам понравился больше всего, и начнете искать ингредиенты. Приготовить вы его сможете исключительно только с нужными ингредиентами и по детальной технологии. Бывают исключения, когда сварил кашу из топора, а она еще и вкусная оказалась. Но это чаще в сказках. Чтобы написать бизнес-план, нужно условие задачи, а потом ее решение. Пишем условие:

Открыть кафе площадью 100 кв.м. с бюджетом 120 000 у.е. вернуть их и зарабатывать 2500 у.е. в месяц в течении 2х лет и 11 месяцев,

Решение.

Рассчитываем потенциальную производительность вашего проекта. В среднем в кофейнях, и кафе без кухни, уходит около 20% площади на технологию и вспомогательные площади. В не больших кафе и барах – 30 %, в ресторанах / пекарнях / кондитерских – 40%-50%.

Допустим, мы открываем не большое кафе. Итого у нас 70 кв.м. для размещения гостей. Теперь нужно понять какое среднее количество гостей мы можем разместить одновременно. Опять же, в зависимости от концепции вы приблизительно ставите стол и два стула, и замеряете площадь, которую они занимают. Допустим в не большом кафе, достаточно столика диаметром 60 см и двух не больших стульев. Площадь такой посадки 2,5 кв.м. Делим 70 кв.м. / 2,5 кв.м. одного стола, получаем 35 столов по 2 места. Итого 70 гостей могут разместиться у нас одновременно.

Следующее действие – это гипотеза модели поведения ваших гостей и среднего чека. Открываем наши записи How much и вспоминаем, сколько каждый гость готов потратить за каждую категорию меню в вашем заведении и сколько позиций в чеке должно быть.

5 $, 10 $, 15 $ или 20 $
С 8:00-12:00 — 25 % загрузка зала
С 12:00-15:00 — 70 % загрузка зала
С 15:00-18:00 — 25 % загрузка зала
С 18:00 – 21:00 — 70 % загрузка зала
С 21:00 – 23:00 — 25 % загрузка зала

Среднее потенциальное количество гостей в день 150 человек. Которые в среднем тратят у нас по 10 $.
Итого: 150 человек * 10 $ * 30 дней = 45 000 $ наш валовый товарооборот в месяц.

Теперь нужно из оборота забрать свою прибыль и инвестиции, потому что если вы начнете сначала распределять на расходы, то никогда не вернете свои деньги и не заработаете. Вернуть нам их нужно за 2 года и 11 месяцев, но мы будем строиться и запускаться с вами примерно 4 месяца, срок сократился до 2,7.

120 000 $ : 31 месяц + 2500 $ желаемого дохода = 6400 $ в месяц нужно забрать на возврат инвестиций и свою прибыль. То есть 14% от товарооборота. Хорошей рентабельностью можно считать 20 %& Это как пример. Ваша модель может быть совершенно другой.

Дальше, вы должны распределить оставшиеся 80% на расходы.

Закупка продуктов + все расходы производства — 30-50 % в зависимости от формата.

Аренда + коммунальные — 10-11 % — желательно не более, иначе будет сложно зарабатывать.

Фонд оплаты труда — 18-24 % — в зависимости от концепции, ваших людей и их ценностей.

Операционные расходы ( хозяйственные, транспортные, утварь и инвентарь, канцтовары, мелкие ремонты и пр) — 3-5 %

Административные расходы ( налоги, налоги на зп, акцизы, лицензии, услуги банка и пр ) — 4-6 %

Маркетинг — 2-5 %

Бизнес – план. Часть 2

Следующий ваш шаг – это создание бюджета инвестиций. Вы можете потратить 120 000 у.е. так, что ваш план сработает, а можете просто спустить их в трубу. Так вот деньги тратить нужно тоже по плану. И действовать последовательно. Вот вам план с распределением бюджета и этапами ваших действий! Не благодарите)

120 000 $ = 100 %

20 % — StartUp услуги. Каждый должен заниматься своим делом. Если вы открываете ресторан впервые – наймите консалтинговую компанию или консультанта. Сэкономите время, деньги, нервы. Шеф-повар / шеф-бармен / шеф-кондитер / шеф-бариста; дизайнер-архитектор; графический дизайнер; юрист; налоговый консультант и другие участники проекта.

5 % — Аренда гарантированный платеж

1 % — Бухгалтерия / Разрешительная документация

2 % — Автоматизация заведения ( программа учета и склада, оборудование)

22 % — Оснащение заведения ( оборудование, посуда, инвентрь)

40 % — Адаптация помещения ( ремонт под ключ с мебелью и декором)

2 % — Затраты на команду ( подбор, обучение, форма)

5 % — Маркетинг ( пиар анонсирование об открытии, полиграфия, реклама, фото и видео контент и пр)

3 % — Товарный запас / Первая закупка

Если вы выполнили эти два шага до того, как нашли помещение и сделали ремонт — 50 % успеха уже у вас в кармане.

Теперь нужно внедрить план действий.

III. Продукт

Начните с поиска людей, которые помогут создать вам ваш продукт. Консультант в сфере ресторанного бизнеса станет вашим другом и опорой. Шеф-повар, шеф-бармен, шеф-кондитер, шеф-бариста – должны быть определены еще в начале формирования вашего пути, пройти этот путь с вами и оставаться с вами как можно дольше. Создайте карту меню. И создавая ее, помните что продукт – это то, ради чего гости будут к вам возвращаться. Первый раз прийти они смогут на интерьер, атмосферу, фишки, но возвращаться будут на целостный, гармоничный, качественный продукт. Основные лайфхаки для формирования меню:

Каждая категория блюд должна быть не больше 5-7 позиций. Если у вас получилось 12 позиций закусок, разбейте их на две категории. Например: холодные закуски и тар-тар бар.
Первое и последнее блюдо в каждой категории должно стоят с не высокой ценой.
Цены начинайте с 1 и 3, и выберете концепцию цен в меню. Начинайте все блюда с первой пятерки десятки. 71, 73, 75 максимум. Тогда, у вас будет возможность постепенно и безболезненно для гостей поднимать цены до девятки – 77, 79. У человека что 71, что 79 – это семьдесят с чем-то. Цена $$ — $$$ . Человек психологически видя, что меню все цены состоят из дву десятков, делает для себя вывод, о средней цене. Если вы сделаете ценообразование из двух десятков и из трех – человек будет судить по – большему.
Формируя категории меню, помните, что у вас разные группы целевой аудитории, удовлетворите ассортиментом каждую.
Прорабатывая блюда, используйте все маркетинговые приемы. Соусы, главный ингредиент, обьемы, нарезка – все имеет значение. Не утверждайте ни одну позицию, пока не будете уверенны, что у вас бесподобно вкусно.
Расстановка оборудования влияет на внутренние рабочие процессы. Когда будете делать планирование кухни/бара и других помещений, помните про главное правило: Минимум пересечений процессов. Рисуйте человечков и водите их стрелочками, выполняя какой либо их пункт работ. Нужно добиться максимального отсутствие пересечений всех сотрудников. Каждое рабочее место должно быть создано по принципу пяти касаний. Человек не должен ни куда бегать, а стоя на месте, через пять касаний, выполнять свою работу.
Выбирая оборудование, вспомните портрет вашей команды, и тогда вам станет понятно, какое же выбрать. Если вы строите кулинарию, и работать у вас будет баба Шура, зачем ей новая модель Лаинокса. И наоборот, когда берете в команду крутых специалистов, купите достойную тачку бариста и хоспер шефу.
Когда закупаете посуду – умножать количество мест ни на что не нужно. Нужно проработать каждое блюдо, и индивидуально выбрать ему тарелку ( на разной посуде блюдо выглядит по разному), дальше вспомнить нашу гипотезу и модель поведения гостей, и проставить примерные продажи каждой позиции в день. От этого и формировать количество посуды и стекла.
Пробуйте шефов еще до того, как примете их в команду. Тестовое блюдо обязательно. Дальше письменное меню и долгие ваши разговоры. Пока идет стройка, у вас идет проработка на арендованной кухне, дома, на даче, везде. После того, как закончились грязные работы, начинается чистовая отработка меню уже на проекте. Когда вы утвердили все блюда, сформировали цены и карты, можно принимать линейных сотрудников и внедрять их в процессы.

IV. Выбор помещения, дизайн и брендинг

Чтобы найти хорошее помещение, его как минимум нужно искать в хорошем смысле слова. Сайты, газеты, риелторы, ну и конечно сами лично, ходим по тем, местам, которые указывали у себя в брендбуке, когда писали требования к помещению. Начинаем искать помещение, после того, как готова концепция, есть все участники проекта (дизайнер-архитектор и графический дизайнер в том числе, о них ниже по тексту). На что важно обратить внимание при осмотре: соседи! (они могут стать началом вашего конца); возможность провести вытяжку; мощность; возможность летней площадки (помните 6 месяцев в году теплый сезон); наличие запасной выхода; цена; собственник (это почти ваш бизнес партнер).

Самое идеальное сотрудничество с дизайнерами – это только один вариант на выбор. И чтобы он в десяточку. Но для этого нужно поставить правильно задачу, и выбрать своего человека. Не экономьте на этом этапе. Тут нужно помнить правило: Скупой платить дважды. Если вы нашли своих людей, вам с первого раза сделают топчик, и вы не будете тратить время и деньги на то, чтобы внести корректировки в оттенок стен, материал пола, и хвостик буквы Д в логотипе.

Что важно в брендинге: позиционирование, помним, имеет значение, особенно на входной группе.

Что важно в дизайне: правило морского боя при расстановке мебели. Вспоминаем, как мы ставим кораблики и какие. Один большой, два поменьше, три – еще меньше, и четыре – одиночек. Вот по точно такой же стратегии и должны поставить ваши столики. И когда вы в морском бою кораблики ставите, вы их пытаетесь спрятать, и сделать так, чтобы враг не добрался. И в заведении тоже самое. Не паровозиком для количества, а ЗОНАМИ. Не гонитесь за количеством посадочных мест, а гонитесь за качеством. Если вы утвердите подрядчиков до того, как найдете помещение, выиграете хороший кусок времени. Когда дизайнер утвердил с вами планировочные решения, затем визуализацию, он приступает к рабочим чертежам. А вы приступаете к поиску строительных бригад, вентиляционщиков и еще кучи других участников этого процесса.

V. Автоматизация и бухгалтерия

Когда вы подошли у этапу подписания догвора аренды помещения, пора открывать предприятие. Для начала возьмите пару консультаций с налоговым консультантом, а еще лучше закажите налоговое планирование. Самый распространенный формат работы это ТОВ на общих основаниях (для торговли алкоголем или табаком) и ФОП 2й группы (для кухни). На этом же этапе вам нужно определиться и с автоматизацией бизнеса. Для начала выбрать программу автоматизации: стационарная или облачная (я за второй вариант, все таки 21 век), и выбрать оборудование для автоматизации. Принтеры, планшеты или мониторы, денежный ящик, фискальный регистратор.

VI. Разрешительная документация

Пока идет стройка, можете приступить к организации пакета документов для работы:

Госпродспоживслужба – заходите на официальный сайт, скачиваете образец декларации, и заполняя ее, процесс организации необходимых документов запустится сам по себе.
Пожарная безопасность – та же самая история. Весь список необходимых документов, уже есть в декларации.
Охрана труда и инспекция по труду – подготовьте формат работы с вашими сотрудниками. Тут подключайте юриста, который сможет сделать для вас качественные внутренние договора. И скачайте все внутренние документы и журналы для охраны труда.
Получите лизенции. Табачная и алкогольная (по необходимости). Это не сложно, не долго и не дорого.
Музыка и авторские права.
Вывеска
Летняя площадка

Не хотите возиться с документами сами, поставьте задачу своему управляющему, или обратитесь в консалтинговую компанию, и за вас все сделают.

VII. Команда

Если топ-менеджмент вы искали еще до того, как нашли помещение, то линейный персонал нужно начинать искать, когда закончились грязные работы на стройке. Для начала составьте штатное расписание и структуру управления. Пропишите функционал для каждого сотрудника. В брендбуке у вас уже описаны портреты каждого кандидата. А -теперь формируйте текст объявлений и раскидывайте по всем сайтам о работе. Процесс подбора персонала достаточно долгий. Лайфхаки этого этапа:

Приглашайте кандидатов на одно и тоже время и день. Большая часть кандидатов на собеседования не доходят, таким образом вы сэкономите свое время.

Составьте по несколько вопросов для каждой вакансии: два профессиональных, два – повседневных. Например для менеджера о работе: с какой программой автоматизации вы знакомы и на сколько баллов по 10ти бальной шкале? Чтобы понять твой ли он: какие бы вы цветы купили на столы в вазы для этого проекта?

После того, как вы разместили обьявления, и уже проводите собеседования, вам необходимо создать программу обучения на стажировке. Даже самых опытных нужно обучать. И чем больше времени и сил вы на это потратите, тем лучше будут результаты.

Главное правило: зеркальное отражение. Вы счастливы – команда счастлива; вы угрюмый пришли на работу – вся команда поникла.

Главные проблемы: теория поколений и нет ценности работы. В ресторанном бизнесе работают люди разных поколений и с разными ценностями, которых всех нужно мотивировать делать свою работу. И мотивация для каждого разная.

Так же никто из посудомойщиц не мечтал об этой профессии, никто из официантов не работает официантом, потому что это мечта детства. Поварами люди становятся чаще всего потому что мама отправила, и еда всегда дома будет.

Ваша задача быть позитивным психологом во всей этой истории.

VIII. Маркетинг

Когда у вас ремонт подходит к концу, пора подумать о стратегии запуска и развития.

Во первых создайте сценарий открытия. Каким образом вы откроете свои двери, и как о вас узнают ваши гости. Напишите по пунктам все ваши действия, и каких результатов вы от них ожидаете. И второй план действий должен быть стратегический на 1 месяц, 3 месяца, 6 месяцев.

Есть основные пункты которые вы можете использовать в качестве маркетинга:

Product. Уже выше говорили о нем. Каждый ваш продукт – напиток, блюдо, десерт и даже просто вода – должны быть вашим основным маркетинговым инструментом.

People. Ваша команда может идеально продавать ваш продукт вашим людям. Сделайте так, чтобы команда любила свою работу и ваших гостей.

Promo. Чтобы о вас узнавали, вы должны об этом говорить. Постоянно.

Emotion. Создайте эмоциональную связь с вашим гостем. Крем для рук в туалете с непередаваемым ароматом. Водичка с лепестками розы. Дождевики с вашим брендингом. Подушка для собачек. Печенье к кофе и чаю. Цветы, аромат, свет, музыка, тембр голоса. Все эти мелочи создают эмоции. Врезаться в память – ваша задача.

IX. Запуск

Метафора. Однажды кто-то решил стать звездой на эстраде. Проделав весь путь от создания образа, до выбора направления, отточил мастерство проведя тысячи репетиций, выходит на сцену. В зале куча людей, веди пиар менеджер не плохо поработал. Все в ожидании. И тут он начинает вместо того, чтобы петь как соловей, похрипывать и покрякивать. И говорит: ну я только учусь, у нас тестовый концерт, я вам сделаю скидку. Вы останетесь его слушать? Так вот, вы открываете двери для гостей лишь тогда, когда уверенны, что вам не стыдно за свой продукт. Плохого на рынке итак хватает.

Ваша задача – стать лидером, или как минимум на одной линии с лидерами. Если нужно готовиться месяц – делайте это; если два – тоже делайте. Уделите по одному дню для подготовки каждого процесса и подразделения. Чтобы механизм работал бесперебойно. И вы, как создатель бизнеса и предприниматель, сможете управлять им и развивать его. Вы – будете иметь ресторан, а не он вас.